23 января 2021 16:42

23 января 2021 16:42

Искусство читать документы

Асы архивного дела способны не просто отыскивать сведения, но и «добывать» из них <br />
максимум информации

Елена Ольгина,

начальник сектора архивов службы управления делами Свердловской железной дороги


В новом году для архивов Свердловской магистрали будет спроектировано здание, которое позволит объединить всю существующую базу данных в одном месте. Пока же материалы, накопленные за долгие десятилетия, разрознены и располагаются в разных помещениях. Но сотрудники архивов благодаря опыту и знаниям умудряются эффективно работать и в таких непростых условиях.


– Елена Александровна, расскажите, как давно существует архив СвЖД, и что он собой представляет?

– На Свердловской дороге действует девять объединённых архивов. Восемь из них расположены на бывших отделениях дороги и ещё один – это архив управления СвЖД.

Первый дорожный архив появился в Екатеринбурге в 1930-е годы. Остальные архивы были созданы единым приказом Министерства путей сообщения в 1967 году.

– Что и в каком количестве находится в хранилищах железнодорожных архивов?

– Свыше 1,382 млн дел, и их число постоянно увеличивается. Самые старые из них датированы тридцатыми годами. В основном архив состоит из кадровых и бухгалтерских документов, содержащих данные по заработной плате, приказы, личные дела и карточки уволенных работников. У всех этих документов срок хранения – 75 лет.

Есть и другие материалы: те, что должны храниться постоянно. К ним относятся распоряжения начальника дороги по производственной деятельности, приказы по награждению работников, годовые отчёты, статистические данные. Это могут быть материалы таких служб, как юридическая, кадровая, финансовая, планово-экономическая... Эту «вечную» информацию мы передаём в Государственный архив Свердловской области: в его фонде СвЖД представлена аж с 1919 года. Те, кого интересуют подобные документы, могут обратиться в архив, который находится в Екатеринбурге на улице Вайнера, и сделать запрос.

– Объясните, зачем нужны архивы, и кому они могут помочь?

– Железнодорожные архивы хранят документы, которые имеют историческую и практическую ценность. Наша задача – предоставлять информацию, которой мы располагаем. Но не каждому, кто пожелает, а только тем, кому она необходима по каким-либо причинам. Мы ни на секунду не забываем, что имеем дело с персональными данными, а они должны оставаться в тайне.

При всей своей закрытости архив может быть полезен многим. Во-первых, специалистам, которые работают на дороге. Они могут запросить статистику прошлых лет, узнать объёмы грузоперевозки, финансовые показатели работы дороги, посмотреть штатное расписание. К примеру, строится железнодорожный вокзал, и проектировщикам нужно выяснить, какая пропускная способность была у старого вокзала. Эти сведения можно найти в наших базах.

Часто за информацией обращаются и из железнодорожного музея. Благодаря архиву работники могут документально подкрепить тематические выставки о железной дороге. А недавно наши документы заинтересовали исследователей с кафедры истории Уральского государственного университета путей сообщения.

– Часто ли вас беспокоят родственники, которые озадачились составлением генеалогического древа?

– Не часто, но случается. В год таких интересующихся бывает до 15 человек. Доказав родство с железнодорожником и согласовав запрос в службе управления делами, можно получить информацию из архива. При этом мы всегда предупреждаем: архивы дороги содержат специфические документы. Что может дать приказ о приёме или увольнении работника? Родственникам обычно нужно больше информации, ведь они ищут семейные сведения. А часто они даже не знают, где именно работал их член семьи. И тогда наш поиск усложняется.

С другой стороны, есть в наших базах и весьма любопытная информация. В 1930-годы, когда людей принимали на работу, просили писать автобиографии: так было устроено
делопроизводство тех лет. Вот почему такие личные дела крайне насыщены сведениями, содержат характеристики и разного рода подробности. В те годы было важно всё: в красной или белой армии ты сражался, привлекался ли к ответственности, выносили ли тебе судебные приговоры. В подобных личных карточках кроются целые жизни, отдельные судьбы людей.

– Если взаимодействие с родственниками – не главное, что тогда составляет основную часть работы архивистов?

– Больше всего времени уходит на подтверждение стажа и заработной платы бывшим работникам СвЖД. Ежегодно люди, выходящие на пенсию, запрашивают у нас справки для начисления им пенсий. Нам пишут не только из России, но и из Украины, из Германии, из Израиля… Здесь, на Урале, было много эвакуированных заводов. В годы войны на станциях Свердловской магистрали трудились работники других железных дорог.

Сейчас на пенсию выходят женщины 1958-го и мужчины 1952–1953 годов рождения. В год к нам поступает свыше восьми тысяч запросов на справки. Представляете себе, какая нагрузка ложится на десять наших сотрудников! По нормативам на один документ уходит от трёх до девяти часов времени, в зависимости от сложности. Труднее всего бывает подтвердить льготный стаж пенсионера. Если в 1953 году в архиве управления дороги было 35 тысяч документов, то сейчас их 230 тысяч. При этом вместо трёх сотрудников здесь сейчас трудится всего один. 

– Не секрет: частая проблема архивов – нехватка площадей.

– С размещением у нас большие сложности. В Екатеринбурге архив разрознен и расположен аж в пяти разных зданиях. Кроме цокольного этажа управления дороги, мы храним документы в зданиях железнодорожных предприятий.

Наших площадей недостаточно, чтобы размещать все единицы хранения. С дочерними зависимыми обществами мы сотрудничаем по договорам. Много документов накопилось у предприятий дорожного подчинения. Руководство дороги сейчас рассматривает вопрос о строительстве единого архива. В 2013 году начнётся проектирование здания. В новом корпусе мы планируем объединить самые многочисленные архивы – Екатеринбургского и Пермского регионов.

– Каким должно быть здание архива?

– Требований масса: хранилища внутри должны быть просторные, вместительные и без окон – по 70–100 квадратных метров каждое. Их нужно оборудовать системами кондиционирования и пожаротушения. Кроме того, стеллажное оборудование должно быть устойчивым. Хочется верить, что всё это будет учтено при строительстве нового здания.

– Любой нюанс может сказаться на сохранности документов?

– Да, ведь мы имеем дело с бумагой – весьма недолговечным материалом. Сберечь документ в течение 75 лет не так-то просто! В здании нужно постоянно поддерживать благоприятные условия: температуру воздуха 17 – 19 градусов и влажность 50–55 процентов. Если воздух сухой, бумага становится ломкой, если влажный – текст начинает угасать, а если в помещении слишком светло – документы желтеют. Бумаги нужно бережно хранить в папках и коробках. Если документ уникальный, делают его копию. В государственных архивах есть даже специальные лаборатории и реставрационные
мастерские по работе со старинными сведениями.

– Елена Александровна, как стать 
высококлассным архивистом?

– Я работаю в архиве с 1996 года и убеждена: чтобы стать грамотным специалистом нашего дела, нужно получить специальное высшее образование. Например, в Екатеринбурге такие знания дают на историческом факультете Уральского федерального университета. Тем, у кого нет соответствующего образования, придётся сложно. Раньше штат архивных работников формировали из числа кадровиков. Но этот подход неверный! Кадровики плохо знают государственную структуру, им трудней искать информацию, работать с документами. Хороший архивист – не только тот, кто отыскивает сведения, но и тот, кто их грамотно и полно трактует.


Кстати

В новом году в архиве управления дороги появятся мобильные стеллажи. Оборудование на сумму порядка двух млн руб. как раз сейчас закупается. Стеллажи нового образца подвижны, что позволит экономить пространство и придаст архиву
современный вид.


Прямая речь

Ольга Аниськина,

заведующий объединённым архивом в Екатеринбургском регионе СвЖД:

– Архив подобен муравейнику. Снаружи кажется, что внутри всё спокойно и тихо. Но стоит его разворошить, и жизнь начинает бить ключом. Я работала в двух государственных архивах и в трёх архивах организаций. Каждый из них имеет свою специфику, историю, своё делопроизводство.

Архивное дело привлекает меня возможностью прикоснуться к истории, постоянно расширять кругозор. Также наша работа приносит реальную практическую пользу людям. Однажды в архив СвЖД обратился москвич. Он собирал данные про свою бабушку и хотел узнать, когда она работала на Свердловской магистрали. Я отыскала два документа – приказ и лицевой счёт. По ним удалось установить, что бабушка этого человека работала в резерве проводников с 1929 года. Копии документов я направила внуку. Он остался благодарен нашему архиву.




Евгения Гусева
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
        1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31