23 ноября 2020 22:50

23 ноября 2020 22:50

Специальный проект 'Под знаком качества'
фото: Анатолий Шулепов

Сложный и трудоёмкий процесс

На Южно-Уральской железной дороге инвентаризация будет проходить по-новому

Наверняка многие при слове «инвентаризация» вспоминают забавный эпизод из фильма «Служебный роман», когда группа товарищей «интеллектуального труда тоже» врывается в кабинет к Людмиле Прокофьевне и начинает всё в нём переворачивать. Несмотря на весёлую ассоциацию, инвентаризация - это сложный и трудоёмкий процесс. Ему в ОАО «РЖД» придаётся большое значение. Почему? Разберёмся по порядку вместе с начальником службы экономики и финансов Виктором Гневашевым. Начнём с самого серьёзного мероприятия – обязательной инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой отчётности. Этот процесс регулируется на законодательном уровне.
Интервью с Виктором Гневашевым, начальником службы экономики и финансов ЮУЖД

– ОАО «РЖД» - одна из крупнейших в России компаний по объёму активов, – рассказывает Виктор Юрьевич. – Так, по состоянию на 31 декабря 2019 года в соответствии с финансовой отчётностью её стоимость активов оценивалась в 6,64 трлн руб. Размер обязательств скромнее – 2,15 трлн руб. Чтобы было понятно, активы – это ресурсы ОАО «РЖД». Практически 90% от их объёмов составляет имущественный комплекс. Также к ним относится задолженность третьих лиц перед «РЖД», то есть дебиторская задолженность. В свою очередь обязательства – это задолженность ОАО «РЖД» перед третьими лицами. Здесь речь идёт о полученных займах и кредиторской задолженности. И активы, и обязательства в IV квартале каждого года инвентаризируются. 

Проверяем имущественный комплекс
Процесс идёт поэтапно, так как некоторые объекты требуют своего подхода. Начнём с имущественного комплекса, миллионы объектов которого (основные средства, материально-производственные запасы, незавершённое строительство и т. д.) находятся на всём протяжении железных дорог по всей стране. Инвентаризация проводится всеми балансодержателями, а это практически все подразделения компании. Для начала формируются рабочие инвентаризационные комиссии. В основном они состоят из руководителей и специалистов инженерно-технического блока подразделений ОАО «РЖД».
Не секрет, что сам период подготовки, да и проведение инвентаризации считаются многими руководителями подразделений компании довольно хлопотной порой. Это и не удивительно, ведь они обязаны не только навести порядок в своём хозяйстве и создать условия для работы комиссий, о которых мы говорили чуть выше, но и контролировать сам процесс инвентаризации. А при выявлении каких-то нарушений обязаны оперативно реагировать и принимать безотлагательные меры, чтобы их устранить и наказать виновных работников.

Почему это так важно? Дело в том, что нарушения самого порядка проведения инвентаризации служат основаниями признания её результатов недействительными. Характерный пример такого нарушения – отсутствие материально ответственного лица или хотя бы одного члена рабочей инвентаризационной комиссии. Но в чём же конкретно заключается обязанность последних? Эти железнодорожники трудятся, не жалея сил, так как при инвентаризации необходимо ещё установить фактические характеристики (параметры) объектов и их физическое и/или техническое состояние. Для чего? Не единичны случаи, когда в учёте числится здание балансовой стоимостью под 100 миллионов рублей, а при инвентаризации выясняется, что сия «высоколиквидная» за счёт многочисленных переоценок недвижимость представляет собой полуразрушенный сарай, по сравнению с которым избушка на курьих ножках из сказки – верх градостроения! Но бывает и наоборот, когда вдруг выявляется, что какая-нибудь теплушка руками местных зодчих приросла капитальным пристроем, который потом лет десять не получается легализовать в государственных органах.

Случаются и стрессовые ситуации, когда во время проверочной инвентаризации, в которой, кстати, участвуют и ревизоры, выявляется с десяток неучтённых приспособлений, которые были созданы местными кулибиными из подручных материалов. В итоге этим товарищам – премия за рационализаторство, главному инженеру – выговор за выявленную неучтёнку, а тот, в свою очередь, выносит «горячую благодарность» всем членам комиссии, проводившим предыдущую инвентаризацию.

По завершении инвентаризации на заседаниях рабочих инвентаризационных комиссий подразделений ОАО «РЖД» устанавливаются размеры и причины расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта.

Кажется, что тут сложного: не хватает имущества – значит, недостачи, а если наоборот – то излишки. Но не всё так просто. Приведём факт из жизни. Так, во время очередной инвентаризации недосчитались двух километров подъездного пути. После тщательного расследования удалось обнаружить приказ «дремучего» 1993 года, в соответствии с которым этот участок был демонтирован, а снятую рельсошпальную решётку использовали для ремонта другого пути. Чему, кстати, также нашлось документальное подтверждение. Но из-за того, что акт на частичную ликвидацию пути в то время не оформили, возникли расхождения с бухгалтерским учётом. Когда по результатам инвентаризации всё документально зафиксировали, возникшие вопросы были сняты. Всего же во время инвентаризаций, которые были проведены подразделениями полигона ЮУЖД в 2016 и 2017 годах, было выявлено 12 подобных объектов с общей протяжённостью документально не оформленной ликвидации 47,5 км пути на сумму 36,7 миллиона рублей!

И если после расследования расхождения с бухгалтерским учётом всё-таки признаются излишками или недостачами, то комиссии устанавливают их причины и причастных лиц. Если обнаружены признаки состава преступления в действиях должностных лиц, которые и привели к образованию недостачи, принимаются решения о передаче этой информации в правоохранительные органы. 

Также на заседаниях комиссий определяются мероприятия для того, чтобы сохранить имущество. Например, организовать охрану объектов, видео-наблюдение и так далее. Кроме того, могут быть приняты решения для восстановления ремонто-пригодных и востребованных объектов или демонтажа и списания не пригодного к дальнейшей эксплуатации имущества, вовлечения неиспользуемого имущества в хозяйственный или гражданско-правовой оборот.

Сверяем финансы
С инвентаризацией имущества определились, перейдём к инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, совокупная сумма которой на 31 декабря 2019 года по опубликованной отчётности ОАО «РЖД» составила 580 миллиардов рублей. Для её проведения также создаются рабочие комиссии. Только уже из числа руководителей и работников финансово-экономических блоков подразделений ОАО «РЖД», бухгалтеров региональных общих центров обслуживания. От того, что эти инвентаризации проводятся «за столом», они являются не менее сложными и трудоёмкими, чем учёт имущественного комплекса.

В свою очередь инвентаризация задолженности подразумевает проверку реальности и обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учёта. Именно поэтому её основу составляет сверка расчётов с контрагентами.

Стоит отметить, что работа по формированию и направлению актов сверки расчётов с контрагентам, а также возврату от контрагентов подписанных ими актов наиболее трудоёмка. В первую очередь из-за большого количества этих самых контр-агентов, а также отсутствия у них такого же большого желания высылать подписанные акты обратно подразделениям ОАО «РЖД». И, к сожалению, в этой ситуации мы просто не можем обойтись без дополнительных мер «воспитательного характера». К примеру, при инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей по состоянию на 31 декабря прошлого года только по подразделениям полигона ЮУЖД на сумму задолженности более 6 миллиардов рублей контрагентам было направлено 8,7 тысячи актов сверки. Меры «воспитательного характера» были применены удачно, и обратно вернулись 98% подписанных документов. 

На следующем этапе инвентаризации проверяется, насколько корректно отражены в учёте сроки возникновения и погашения задолженности. А уже после определяется просроченная дебиторская и кредиторская задолженность.

Очень часто выявляются факты, когда дебиторка не оплачена контрагентом уже более полугода. При этом на вопрос, почему до сих пор не проводится судебно-арбитражная работа по её взысканию, серьёзные руководители отвечают, что они верят контрагенту, он обязательно заплатит. Их «доброта» приводит к тому, что компания вынуждена брать займы на пополнение отвлечённых оборотных средств. А ведь факт неисполнения установленного порядка и сроков взыскания просроченной дебиторской задолженности, по сути, является коррупционным риском.

На заседаниях рабочих инвентаризационных комиссий подразделений ОАО «РЖД» устанавливаются размеры и причины возникновения расхождений в расчётах с контрагентами. Казалось бы, и тут не сложно: нужно просто выяснить, какие расчётные документы не отражены в учёте у нашего парт-нёра или у подразделения ОАО «РЖД». Это позволит устранить расхождения. Но и тут возникают вопросы. Сдали, например, контрагенту в аренду помещение, а договор на возмещение коммунальных услуг заключить забыли. Или заключили, но только через год и без распространения на предыдущий период. Так как переданное в аренду помещение отапливалось, водо- и электроснабжение обеспечивалось и за всё это платило подразделение ОАО «РЖД», то контрагенту выставляют счета на возмещение коммунальных услуг. Но за период отсутствия договора партнёр не собирается принимать эти счета к учёту, а тем более их оплачивать. И тогда подключаются наши юридические службы, которые при наличии хоть каких-то оснований проводят судебно-арбитражную работу по взысканию сложившейся задолженности. Но, к сожалению, в подобных случаях бывает и так, что оснований для предъявления контрагенту требований об оплате не находится, и железнодорожное подразделение несёт убытки по своей же вине.

Также на заседаниях комиссии по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности принимаются решения по организации в отношении должников претензионно-исковой работы. Обсуждаются и меры к погашению долгов или, при наличии оснований, к их оспариванию.

Нюансы технической инвентаризации 
Ещё одним видом, применяемым в ОАО «РЖД», являются технические инвентаризации. Они не столь глобальны, как ежегодная обязательная инвентаризация, и требования к их проведению законодательством не установлены. В данном случае проводится проверка фактического наличия и физического состояния определённого вида имущества. Зачастую технической инвентаризации подлежат объекты, передаваемые третьим лицам. Так, в рамках ремонта тягового подвижного состава ОАО «РЖД», который проводится сторонними заводами, образуются материалы повторного использования (МПИ). Например, запчасти и оборудование, снятые с подвижного состава. Они учитываются на балансе локомотивного депо приписки подвижного состава. При этом хранятся на территории завода, там же чинятся и используются при ремонтах другой аналогичной техники. Даже если она приписки иного депо. Но даже при наличии строгой организации учёта движения этих материалов, согласитесь, здесь легко и запутаться, по-этому и проводятся технические инвентаризации. 

Хотелось бы остановиться ещё на одном виде инвентаризации, применяемой в ОАО «РЖД». Она проводится при смене материально ответственного лица, и зачастую игнорируется предприятиями. Кажется, ничего страшного: уволился один кладовщик, мастер или начальник участка, пришёл другой, всё как лежало, так и лежит, рабочий процесс идёт дальше. Но нежелание проводить такие нужные мероприятия при смене материально ответственных лиц только по полигону ЮУЖД привело к убыткам в десятки миллионов рублей от невозмещённых недостач, так как правоохранительным органам в такой ситуации практически невозможно найти виновных лиц.

Как организован процесс?
Как же в ОАО «РЖД» – компании, имеющей многоуровневую структуру управления, организован процесс проведения и подведения итогов инвентаризации?

Её виды, сроки проведения и ключевые положения, а также состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии ОАО «РЖД» устанавливаются распоряжением за подписью генерального директора – председателя правления компании. Поручениями его заместителей устанавливаются дополнительные положения, разъясняющие, как нужно организовать весь процесс. Также в документах обозначены наиболее актуальные  вопросы, которые нужно рассмотреть по итогам инвентаризации. С момента образования в компании функциональной филиальной структуры и до 2020 года следующим уровнем управления процессом инвентаризации были руководители филиалов ОАО «РЖД». На них были возложены обязательства по организации и рассмотрению результатов по своему филиалу. Начиная с обязательной инвентаризации активов и обязательств, проводимой в настоящее время, следующим уровнем управления процессом стали руководители железных дорог (Региональных центров корпоративного управления). На них возложена ответственность за организацию подготовки и проведение инвентаризации во всех подразделениях ОАО «РЖД» в границах полигона, вне зависимости от их филиальной принадлежности. Также в их обязанность входит рассмотрение результатов инвентаризации всего полигона.

Как я уже говорил ранее, инвентаризации имеют инженерно-технический и финансовый характер. Поэтому на ЮУЖД процесс «полигонного масштаба» возглавляет главный инженер магистрали и первый заместитель начальника железной дороги по экономике, финансам и корпоративной координации. Руководители определяют порядок и сроки исполнения всех этапов инвентаризации, начиная от подготовки к её проведению, заканчивая подведением итогов на всём полигоне дороги. Также ими определяется перечень вопросов, которые впоследствии нужно рассмотреть.

Кроме того, именно эти руководители назначают ответственные службы органа управления дороги, которые непосредственно будут контролировать инвентаризационный процесс, консолидировать и анализировать результаты, готовить материалы к заседаниям комиссии полигона железной дороги. Стоит отметить, что эти службы назначаются, исходя из вида инвентаризируемых активов или обязательств, а также вопросов, входящих в их компетенцию. Так, за проведение инвентаризаций дебиторской и кредиторской задолженности отвечает служба экономики и финансов, а за основные средства, вполне логично, служба управления имуществом. По окончании инвентаризации комиссия полигона дороги подводит её итоги и определяет мероприятия для того, чтобы устранить выявленные негативные факты.

И тут опять всё не просто.  Как правило, по результатам инвентаризации имущества выявляются недостачи материальных ценностей, объекты, которые полностью или частично потеряли свои первоначальные свойства вследствие морального или физического износа. Можно обнаружить и неиспользуемые объекты недвижимого имущества. Кажется, что эти вопросы должен решить главный инженер железной дороги. Но при более детальном рассмотрении выясняется, что многие из вопросов носят финансово-экономический характер, а это уже компетенция первого заместителя начальника железной дороги по экономике, финансам и корпоративной координации. В частности, по фактам недостач материальных ценностей главный инженер организует работу по устранению нарушений складского учёта и хранения, усилению охранных мер для дальнейшего предотвращения фактов недостач. В свою очередь первый заместитель по экономике, финансам и корпоративной координации определяет мероприятия по устранению и возмещению уже выявленных недостач. И в том числе организует работу по передаче материалов в правоохранительные органы, взысканию ущерба с виновных лиц в рамках уголовного или гражданско-правового законодательства.

Аналогично и по остальным моментам. Например, для восстановления или ликвидации утративших свои свойства объектов нужны соответствующие бюджеты, а это опять компетенция первого заместителя начальника дороги по экономике, финансам и корпоративной координации. Так же, как и вопрос по вовлечению неиспользуемых объектов недвижимого имущества в гражданско-правовой оборот, то есть их продажа или сдача в аренду.

C этого года появилось ещё одно нововведение. Теперь результаты инвентаризации, проведённой подразделениями полигона ЮУЖД соответствующей региональной принадлежности, рассматривают и заместители начальника железной дороги (по территориальному управлению). Принятое решение, по моему мнению, должно принести результаты. По крайней мере в отношении имущественного комплекса. Дело в том, что руководитель данного уровня имеет возможность непосредственно установить причины возникновения недостач, определить степень вины начальников, которые не обеспечили сохранность имущества, и принять меры по исключению подобных фактов в дальнейшем.

Есть ещё один пример, который наглядно демонстрирует преимущества нового подхода. Возьмем какой-нибудь «добротный сарайчик», который абсолютно не нужен своему родному балансодержателю, но необходим в хозяйстве другого подразделения, находящегося по соседству. Но эти товарищи либо не знают о сложившейся друг у друга ситуации, либо не могут договориться. Заместитель начальника железной дороги (по территориальному управлению) проинформирует и рассудит ситуацию, в результате чего объект начинает использоваться  в производственном процессе.

В полной мере оценить эффективность нововведений на ЮУЖД можно будет по результатам начавшейся ежегодной обязательной инвентаризации активов и обязательств.
Татьяна Елисеева
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
            1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30