27 июля 2021 03:08

27 июля 2021 03:08

фото: Валерий Кузнецов

Из центра – в регионы

Первое сетевое совещание по проблемам организации корпоративного делопроизводства и электронного документооборота, организованное Центральной дирекцией тяги, прошло на Горьковской железной дороге. Участие в нём приняли руководители административно-организационного аппарата ОАО «РЖД».
Приказы, распоряжения, телеграммы – ежедневно из вышестоящих организаций на линейные предприятия спускаются десятки документов. Внедрение электронного документооборота помогло сократить объём работы, связанной с их передачей, регистрацией, учётом и хранением. И всё же проблемы в формировании единого информационного пространства остаются. Для того чтобы найти пути их решения, на Горьковскую магистраль съехались делопроизводители, секретари и представители кадрового блока всех дирекций тяги ОАО «РЖД».

Старт сетевому совещанию дал Владимир Елфимов, начальник службы управления делами ЦТ.
– Основная цель этой встречи – передача опыта из центра в регионы. Для успешного, эффективного функционирования любой организации необходимо принимать правильные, грамотные управленческие решения, а также своевременно их исполнять. Большую роль играет качество издаваемых документов и деловой переписки.
Помощником здесь выступает уже внедрённая система ЕАСД. Она привлекательна не только уменьшением расхода бумаги, но, в первую очередь, оперативностью обращения входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов, поручений к ним, возможностью увидеть все стадии их прохождения в режиме реального времени. Но, как известно, при реализации таких масштабных проектов всегда возникают сложности.

Что же мешает полноценно работать в программе? Одна из причин – большое количество одинаковых поручений, поставленных на контроль несколькими руководителями с разными сроками исполнения, на каждое из которых необходимо предоставлять отчёт. Кроме того, до сих пор на некоторых документах можно увидеть сразу две подписи – «живую» и электронную. Но такие случаи сегодня скорее исключение, чем правило. В прошлом году в дирекции тяги были приобретены электронные носители для записи сертификатов ЭЦП всем руководителям регионального и линейного уровня. В целях дальнейшего продвижения использования ЭЦП для руководителей дирекций приобретены 12 планшетов, на которые установлены программы, необходимые для работы с документами дистанционно.
Ещё одно правило работы в ЕАСД – документы должны быть не только правильно оформлены. Их следует писать без орфографических и пунктуационных ошибок. Ведь порой от одной запятой зависит смысл документа. Документы должны читаться однозначно, не оставляя простора для вымысла. К тому же исправление каждой орфографической ошибки замедляет процедуру согласования. Как показывает практика, времени и сил на подготовку таких документов требуется намного меньше, чем на многочисленные доработки и переработки документов с ошибками.

Поэтому в 2019 году для проверки грамотности своих сотрудников по аналогии с проектом «Тотальный диктант» в дирекции тяги впервые прошёл «НЕтотальный диктант».
– В следующем году планируется на базе Российской академии путей сообщения РУТ для руководителей и специалистов региональных дирекций и эксплуатационных локомотивных депо провести обучение по программе «Организация электронного документооборота в структурных подразделениях Дирекции тяги». Думаю, что всё это поможет повысить качество подготовки документов в дирекции, – отметил Владимир Елфимов.

Значимость перехода от бумажных документов к цифровым устройствам обозначила в своём выступлении Вера Бардина, ведущий инженер службы управления делами и хозяйственной деятельностью ЦТ.
– Сегодня в дирекции тяги сформировано единое информационное пространство. К этому мы шли долго. Но результат стоил того. По масштабу внедрения ЕАСД наша дирекция находится на первом месте среди филиалов ОАО «РЖД». К этой системе подключено около 90% пользователей, что позволяет оперативно обмениваться документами по всей вертикали локомотивного комплекса компании, сокращает сроки принятия управленческих решений руководством дирекции.
Несомненно, внедрение системы электронного документооборота (ЕАСД) помогло исключить многие проблемы в делопроизводстве. Но, несмотря на положительную динамику работы ЕАСД, у железнодорожников остаются вопросы по её использованию. Многие из них участники сетевого совещания смогли обсудить на круглых столах. Например, «заторможенность» работы программы ЕАСД.

– Может быть, это проблемы связистов, но в большей части это происходит из-за скопления большого количества документов в рабочем месте пользователя ЕАСД, – отвечает на поступивший вопрос Вера Бардина. – Вот пример: если мы откроем ЕАСД, увидим, что в «Рабочем месте пользователя» находится одномоментно более ста карточек документов, что значительно замедляет работу программы, а это может «обрушить» рабочее место пользователя. Документы, которые поступают вам в рабочее место по задачам, необходимо своевременно закрывать. Если документ нужен вам для дальнейшей работы, сохраните его в разделе «Личные папки», создав в нём рубрикатор, аналогичный «Общим папкам».

– Сегодня делопроизводство – это электронный документооборот. От бумажных носителей необходимо уходить. И те проблемы, которые возникают на этом пути, мы сегодня и обсуждаем. А сотрудники центральной дирекции помогают нам добиться чёткой работы в системе ЕАСД, – сказал Александр Пронин, главный инженер Горьковской дирекции тяги.

Своими впечатлениями о сетевом совещании поделились и другие его участники. Максим Спиридонов, начальник службы управления персоналом Приволжской дирекции тяги, напомнил всем, как  на начальном этапе введения электронного документооборота многие говорили, что это бесполезный ресурс. Время показало, что это не так. С сегодняшним объёмом информации без этой системы не справиться.

– Организаторам спасибо – за возможность обучаться. А Горьковской магистрали – за тёплый приём, – поблагодарил Максим Спиридонов. А Татьяна Спирина из Южно-Уральской дирекции тяги выразила надежду, что на местах все участники совещания смогут применить полученные знания на практике.
Вера Гараева