17 сентября 2021 01:11

Выпуск №4 от 22.12.2020

фото: 123RF/Legion-Media

Портал для сотрудников

Кадровая служба работает в сети

Корпоративные цифровые сервисы и платформы для внутреннего применения, ориентированные на сотрудников, развиваются в российских компаниях уже несколько лет. От простейших цифровых профилей они эволюционировали до современных личных кабинетов, где работники могут дистанционно учиться, получать нужные услуги, оформлять документы. Как создавался Сервисный портал работника ОАО «РЖД» и по какому пути идут в других организациях, разбирался «Вестник цифровой трансформации РЖД»
Дистанционное управление


За три года Сервисный портал ОАО «РЖД» вырос в крупнейший IT-ресурс компании – количество пользователей платформы уже превышает 600 тыс. человек. На портале доступны 45 сервисов. Портал изначально создавался с расчётом на работу большого числа пользователей, и в этом плане 2020 год стал своего рода проверкой на прочность. После массового перехода сотрудников на удалённую работу весной из-за ситуации с коронавирусом нагрузка на цифровую инфраструктуру выросла. Несколько раз обновлялся рекорд суточной посещаемости, последний – в ноябре, когда за день портал посетили около 100 тыс. человек. Но платформа справилась и отработала без сбоев, отмечают её разработчики.
«Сервисный портал РЖД является собственной разработкой компании, он учитывает специфику всех производственных процессов и интегрирован с корпоративными IT-системами. Наше решение отличается от других масштабом, ведь РЖД – крупнейший работодатель. К порталу будут поэтапно подключаться все категории сотрудников, а это 730 тыс. человек, – рассказывает заместитель начальника Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Евгений Браулов. – Ещё один существенный момент: в большинстве компаний не рассматривают организацию доступа к своим внутренним ресурсам из Интернета, в том числе из мобильных приложений, но для нас это был принципиально важный момент, потому что большинство наших работников находится не в офисе, а «в поле».

В условиях самоизоляции особенно актуальными стали заказ документов онлайн и возможность получать расчётные листки в своём личном виртуальном кабинете. Так, по данным на 20 ноября, на Сервисном портале было получено 465 тыс. справок.

В условиях «удалёнки» работники начали активнее заниматься саморазвитием – это видно по росту интереса к разделу «Моё развитие». Также выросла популярность раздела «Адресная книга», где можно найти рабочие и мобильные телефоны коллег. Появилась новая опция – сотрудники, работающие из дома, теперь выделяются особым статусом «На удалённой работе».

В начале лета на платформе для всех сотрудников заработал сервис «Корпоративное наставничество», ставший площадкой для обмена профессиональными знаниями. Каждый может получить здесь нужные навыки или попробовать себя в роли наставника и эксперта. Чуть позже был тиражирован «Карьерный навигатор» – этот сервис позволяет самостоятельно выдвигать свою кандидатуру в один из видов кадрового резерва или на вакансию.

Кроме того, летом на портале появился сервис опросов, с помощью которого работодатель может отслеживать удовлетворённость сотрудников и узнавать их позицию по актуальным темам: цифровизация позволила уйти от бумажных анкет и ручного ввода данных.

Ещё одна новинка текущего года – новый раздел для кадрового электронного документооборота. С июля все пользователи могут передавать работодателю данные о полученном электронном больничном через Сервисный портал. Цифровизация значительно сократила время, требующееся на обработку больничных листов. Если оформление бумажного документа в общей сложности может занимать несколько дней, то электронный больничный может быть обработан за один день.
«Постепенно, по мере стандартизации и цифровизации кадровых процессов, в электронный вид перейдёт весь кадровый документооборот, – говорит заместитель начальника Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» – начальник отдела кадрового администрирования Ольга Комарова. – С одной стороны, электронный документооборот – важная часть комфортной среды для работника, он позволяет компании повышать уровень клиентского сервиса. С другой стороны, электронный документооборот повышает операционную эффективность HR».

Сегодня ОАО «РЖД» вместе с другими российскими компаниями участвует в эксперименте Министерства труда России по переводу кадровой документации в электронный формат. Это большой федеральный проект, в который со стороны компании вовлечено 126 подразделений. В «пилоте» принимают участие ряд крупных филиалов компании – Дирекция скоростного сообщения, Дирекция капитального ремонта и реконструкции объектов электрификации и электроснабжения железных дорог, Центр корпоративного учёта и отчётности «Желдоручёт», центральные аппараты Дирекции тяги и Главного вычислительного центра, Центр инновационного развития, весь социально-кадровый блок.

Основная масса предприятий, которые принимают участие в «пилоте», находится в границах полигонов двух железных дорог – Северной и Горьковской, где идёт апробация работы социально-кадровых центров.

Работники этих предприятий в разделе «Подать заявление» на Сервисном портале могут подать два десятка заявлений. В числе доступных документов для дистанционного оформления – все виды отпусков (кроме ученического), а также заявления о переносе отпуска, получении материальной помощи к ежегодному отпуску, компенсации за ненормированный рабочий день и выход на работу в выходной, выдаче аванса на командировочные расходы и предоставлении дней для прохождения диспансеризации.

До конца года на Сервисном портале появится ещё несколько функций. В разделе «Мой доход» заработает мотивационный калькулятор, который покажет работнику, как может измениться его заработок в зависимости от разных факторов. Также предполагается запустить чат-бот для адаптации новых сотрудников, онлайн-приёмную руководителя, через которую каждый сотрудник сможет обратиться с вопросом к первому лицу своего предприятия, и сервис «Активный работник» – здесь каждый сможет выдвинуть идею или проголосовать за чужую.

В перспективе у работников появится возможность моментально оценивать сервисы портала, как, например, при работе с банковскими приложениями, и получать push-уведомления через мобильное приложение Сервисного портала. «Для нас это платформа, позволяющая по-новому выстраивать HR-процессы и коммуникации между сотрудниками и компанией. Ресурс, который объединяет различные цифровые сервисы и является для работника, по сути, единым окном», – заявил Евгений Браулов.


Новая среда

Эффективный интранет-портал – это полноценное цифровое рабочее место сотрудника, а значит, он должен быть многофункционален, считает директор Департамента корпоративных сервисов ГК «КОРУС Консалтинг» Антон Бобров. Незаменимая часть Интранета – корпоративные сервисы для отправки заявок, оформления командировок, планирования отпусков, бронирования переговорных комнат, информационные сервисы – телефонный справочник, банк идей. А также сервисы для обучения и адаптации, совместной работы с документами, проектами и задачами, дэшборды.

Одна из основных задач Интранета – информировать сотрудников о событиях в компании и поддерживать с ними связь. Поэтому, как замечает Антон Бобров, на таком ресурсе обязательно должны быть лента новостей и удобные каналы внутренней коммуникации – чаты, видеоконференции, блоги, элементы корпоративной социальной сети.

К примеру, на интранет-портале транспортной компании «Байкал-Сервис», который здесь запустили в 2017 году, пользователи могут просмотреть корпоративные новости, а в разделе о компании можно связаться с руководством, узнать об истории и традициях. На портале работают Биржа идей, медиагалерея, форум, интернет-магазин с фирменной продукцией, здесь можно ставить задачи и вести проекты.

В компании основными задачами портала считают повышение вовлечённости сотрудников, их информированности, лояльности, формирование командного духа.
«Самый посещаемый раздел – лента новостей: в день заходят от 100 до 400 человек. Наибольший отклик получают материалы с участием топов и собственников, дайджесты новостей, колонки, заметки про праздники и конкурсы, видеоролики», – поделилась опытом начальник отдела по связям с общественностью ООО «Байкал-Сервис ТК» Ирина Гахова.

Важное требование к Интранету сегодня – доступность с мобильных устройств. Насколько нужен такой формат, показала «удалёнка».

Один из примеров мобильной HR-платформы – приложение «Курс» от Сбера, где в настоящее время сотрудникам банка уже доступно более 50 сервисов. С его помощью работник через смартфон или планшет может в любое время оформить отпуск, посмотреть расчётный листок, заказать справку или отчитаться о проделанной работе. Во время пандемии в приложении был создан специальный сервис «Важно: коронавирус» – это пульс-опросник, который собирал данные у сотрудников о состоянии их здоровья и передавал статистику по ответам руководителю. Приложение сегодня позволяет ставить задачи и отслеживать их исполнение, а также за счёт интеграции с пропускной системой контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте.

Мобильный интранет-портал запустили и в «Перекрёстке» – «Перчатка», как назвали своё приложение в компании, объединяет возможности Facebook и Instagram. Пользователь может листать ленту, комментировать, отвечать на вопросы и задавать их.
«Значимость социальных сервисов Интранета повысилась, – замечает Антон Бобров. – Из-за работы на «удалёнке» сотрудники стали реже общаться между собой: неформальные связи слабеют, новичкам сложнее адаптироваться. Корпоративные порталы могут помочь познакомиться, узнать, чем занимаются коллеги, быстро списаться с нужным человеком и решить рабочий вопрос. Всё в пару кликов, в рамках единой корпоративной экосистемы».

Мария Абдримова


Справка
С июля все пользователи могут передавать работодателю данные о полученном электронном больничном через Сервисный портал. Цифровизация значительно сократила время, требующееся на обработку больничных листов. Если оформление бумажного документа в общей сложности может занимать несколько дней, то электронный больничный может быть обработан за один день