24 сентября 2021 08:18

Выпуск №2 от 07.06.2020

фото: 123RF/Legion-Media

Домашняя работа

Как организовать работу на дому сотни тысяч сотрудников

ОАО «РЖД» за две недели совершило беспрецедентную в масштабах страны операцию – перевело на удалённую работу более 100 тыс. человек, или 45% всего офисного персонала. Это стало возможным благодаря тому, что компания имеет собственную телекоммуникационную структуру, высокий уровень цифровизации и у неё уже были определённые наработки в этом направлении, которые в короткие сроки удалось масштабировать на всю сеть железных дорог. Теперь задачей холдинга является создание собственной технологической платформы, на которой нужно интегрировать все необходимые сервисы для удалённой работы.
Планы и форс-мажор

С середины марта организация удалённой работы сотрудников стала одной из важнейших задач Штаба по противодействию завозу и распространению новой коронавирусной инфекции для обеспечения бесперебойного перевозочного процесса. Главный вычислительный центр (ГВЦ) отрабатывал технологию с конца 2018 года, а тестировалась она на Приволжской железной дороге в 2019 году, где из дома могли работать женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком.


Как говорит начальник удостоверяющего центра ГВЦ ОАО «РЖД» Сергей Борискин, технология заключалась в том, что домашний компьютер сотрудника подключался к офисным посредством удалённого рабочего стола с использованием криптографической защиты ViPNet и системы контроля SafeInspect.
«Образовывается как бы защищённая капсула, которая позволяет безопасно работать на удалении в различных автоматизированных системах РЖД, используемых в подразделениях холдинга, таких как УРРАН, КАССАНТ и других, – пояснил Сергей Борискин. – Но процесс создания удалённых рабочих мест предполагалось наращивать постепенно, поскольку это требовало затрат».

Однако введение в марте ограничений на перемещения и необходимость обеспечить безопасность сотрудников изменили все планы. Были подготовлены списки пользователей, чьи обязанности позволяют трудиться дистанционно, определены потребности в дополнительной технике. Разработаны схемы подключения, инструкции для самостоятельного подключения. Сотрудникам дали ключи для активации антивирусной программы «Лаборатории Касперского».

Как рассказал заместитель генерального директора ОАО «РЖД» Дмитрий Шаханов, фактически все филиалы и полигоны железных дорог перевели на удалённые рабочие места более половины всех специалистов и руководителей, функционал которых связан с работой на компьютере. «Это позволяет нам сдерживать масштабы распространения инфекции в подразделениях компании. Критерий в 50% был определён для того, чтобы, если кто-то заболеет и на карантин будут отправлены все, кто с ним контактировал, мы могли оперативно вывести на рабочие места здоровых сотрудников», – пояснил Дмитрий Шаханов.

Подключения удалённых рабочих мест начались с 25 марта. Перед этим потребовалось решить много проблем. Компания не могла единовременно закупить десятки тысяч ноутбуков, поэтому ViPNet пришлось ставить на личные компьютеры сотрудников, разработав подробные инструкции. Был создан запас ноутбуков, чтобы менять их в случае поломки. В некоторых местах провайдер не мог обеспечить стабильную работу домашнего Интернета в условиях выросшей нагрузки. Пришлось проводить переговоры с «большой четвёркой» сотовых операторов и приобретать модемы для устойчивой связи. Многократно выросло количество видеоконференций на производственные темы, где требовалось сохранять конфиденциальность информации. Они проводились на иностранном оборудовании, которое способно обеспечить работу одновременно до 3 тыс. участников, но было небезопасным. Поэтому сигнал пришлось закодировать. Дочерняя компания «ТрансТелеКом», которая владеет сетью оптоволоконной связи, в начале апреля смогла увеличить пропускную способность для подразделений компании с одного до 10 Гигабит в секунду, решив все вопросы с трафиком.

Центральная станция связи для организации удалённого доступа к железнодорожному номеру телефона с применением IP-телефонии обновила платформу универсальных коммуникаций компании. Железнодорожный номер перенесли в виде приложения на смартфон или на домашний компьютер сотрудника. К середине апреля на удалённом доступе работали более 110 тыс. человек из 240 тыс. офисных работников, как и было запланировано. Однако требовалось решить и проблему конфиденциальности общения между специалистами, которые на первоначальном этапе были вынуждены пользоваться WhatsАpp, Viber, Zoom и другими программами, которые, как показала практика, довольно уязвимы. Кроме того, это было небезопасно с точки зрения хранения данных. Уже 10 апреля сотрудникам были разосланы инструкции по установке и пользованию отечественного мессенджера eXpress, позволяющего в корпоративном формате проводить небольшие видеоконференции и пересылать любые виды документов. При этом вся информация хранится на сервере в ГВЦ и при необходимости может быть стёрта у пользователей, в том числе сторонних.

В России столь быстрый перевод такого количества сотрудников при сохранении непрерывности процесса деятельности не имеет аналогов. Это объясняется большим числом работников в компании – свыше 740 тыс. человек – и широким географическим охватом. Были и специфические трудности. То, что компания является государственной, обусловило высокие требования к безопасности, оборудованию и программному обеспечению, потребовалось много согласований с государственными регулирующими органами.


Мировой опыт

Первые удалённые работники в мире начали появляться с развитием Интернета ещё в конце 1990-х годов. В 2018 году, по данным Международной организации труда (МОТ), в странах ЕС доля удалённых работников (речь идёт только о тех, кто трудится по договорам с работодателем и имеет те же права, что и обычные сотрудники) составляла порядка 20%, в Японии – свыше 30%, а в США в удалённом режиме хотя бы время от времени работали около 40% сотрудников. В России эта доля менее 10%, а на сервисе HeadHunter до начала эпидемии предложения удалённой работы не превышали и 1% от общего числа. Причиной является непроработанное законодательство, поскольку до сих пор ни правительство, ни профсоюзы практически не обращали внимания на эту сферу деятельности.

Наибольший опыт удалённой работы, причём именно в условиях эпидемии инфекционного заболевания накоплен в Китае. Так, в 2003 году во время эпидемии атипичной пневмонии основатель Alibaba Group Джек Ма перевёл всех 400 сотрудников китайского офиса на карантин, причём интернет-связь в домах тогда работала ещё на телефонных модемах. Они пробыли дома почти полгода – с января по май, и этот период стал для компании временем роста. Например, именно тогда был запущен сервис доставки товаров на дом TaoBao – сейчас пятый по посещаемости портал в Китае.

Именно Джек Ма сформулировал основные принципы удалённой работы в условиях карантина, и руководство многих крупных мировых компаний предпочитает учиться именно у китайцев. Самое трудное – мотивировать сотрудников на продуктивную дистанционную работу, говорили тогда руководители Alibaba. Нужно сразу выяснить все возможные трудности – с техникой, детьми, внерабочими обязанностями – и найти индивидуальное решение, иначе особенно остро будет чувствоваться оторванность от коллектива. При необходимости компания доставляет на дом лекарства и продукты. Каждое утро проводится совместная планёрка, где каждый заполняет лист самочувствия, рассказывает о трудностях прошедшего дня. Выяснилось, что необходим и лёгкий ненавязчивый контроль, когда посреди дня начальник звонит сотруднику и выясняет, как идут дела. Периодически перед всеми выступает руководитель коллектива, рассказывая о ситуации в компании в целом. И ещё очень нужен специальный мессенджер для общения, который компания впоследствии создала сама.

Практически так сразу же, в марте, поступил офис «AliExpress Россия», создав штаб по работе в новых условиях и переведя на «удалёнку» всех 300 сотрудников буквально в течение нескольких дней.

Разумеется, у различных компаний, особенно крупных, своя специфика, и полная удалённая работа всех невозможна. Но практически все в условиях эпидемии применяют опыт Китая.

К примеру, как рассказал генеральный директор крупнейшей итальянской энергетической компании Enel, которая владеет активами во многих государствах мира, в том числе и в России, Франческо Стараче, Enel перевела на удалённую работу (smart working) 37 тыс. сотрудников примерно за десять дней. При этом ещё порядка 15 тыс. были отправлены домой с условием быть готовыми при необходимости немедленно выйти на работу в случае болезни кого-то из работающего персонала. Еще 15 тыс. остались работать непосредственно на энергетических объектах, но их разделили на множество мелких вахт так, чтобы минимизировать контакты. И если в феврале удалённо работали не более 4% сотрудников Enel, то после 15 марта эта доля увеличилась до 52%. Нуждающимся и заболевшим была оказана помощь. Кроме того, Enel за короткое время создала и систему мониторинга, которая в ежедневном режиме отслеживала производственные процессы.

«Газпром нефть» за три недели отправила на «удалёнку» более 30 тыс. сотрудников – почти весь офисный персонал. Им подключили удалённый доступ к рабочим столам. Но сложнее было на предприятиях, которые работали в непрерывном режиме. Сотрудников старше 60 лет отправили в оплачиваемый отпуск. По домам распустили и подменный персонал. Всем остальным раздали маски, перчатки, дезинфицирующие средства. Компания ввела электронные бесконтактные передачи вахтовых смен, в автоматическом режиме работают нефтеналивные эстакады, что исключило контакты водителей бензовозов с персоналом завода. Появилась и электронная платформа, где покупатель удалённо оплачивает топливо.

В целом ОАО «РЖД» придерживается такой же схемы с теми, кто не может трудиться дома. К примеру, на Московской железной дороге не стали держать в помещениях начальников участков, старших электромехаников и других специалистов, чья работа представляла собой, по сути, дежурство. Им на смартфоны и планшеты установили мобильный удалённый доступ, и они находятся дома в состоянии полной готовности. По сигналу тревоги сотрудники сразу выезжают на место повреждения кабеля или других устройств.


Всё на одной платформе

Существующие технические решения компаний представляли собой однотипное использование интернет-шлюзов. Нужно было быстро принимать решения, на разработку какой-то комплексной концепции, возможно, более дешёвой и удобной, не было времени.

К примеру, консалтинговая компания Positive Technologies в апреле провела опрос среди ИТ-специалистов, и выяснилось, что практически везде используются такие приложения, как OpenVPN (30% случаев), Cisco VPN (25%), Remote Desktop Gateway (19%), TeamViewer (12%). Только в 16% компаний за внешний периметр корпоративной сети выведены внутренние программы, а в большинстве случаев (43%) это просто сервисы, которыми теперь их сотрудники могут управлять из удалённого доступа.

Между тем, как говорит Сергей Борискин, ОАО «РЖД» ещё с прошлого года начало разработку единой технологической платформы для удалённой работы, на которой собраны и увязаны все необходимые программные продукты. Это и интернет-шлюз, и антивирус, и IP-телефония, мессенджер, программы для проведения конференций и другие необходимые элементы. ОАО «РЖД» старается, чтобы по возможности это были программы и оборудование российского производства. Сами программы-кандидаты и их разработчиков в ГВЦ не называют, но, по словам Сергея Борискина, архитектура платформы уже разработана. Сейчас идёт тестирование этой архитектуры на безопасность и возможные уязвимости, чему компания и регулирующие органы придают очень важное значение. Это продлится ещё порядка двух месяцев. Потом можно будет подумать об опытной эксплуатации. Собственная платформа даст возможность не собирать на рынке в условиях дефицита времени необходимые компоненты, не тратить время и средства на их состыковку, а сразу приступать к удалённой работе. Тем более что после эпидемии количество удалённых рабочих мест в ОАО «РЖД» значительно увеличится.

Как говорит Дмитрий Шаханов, после нормализации обстановки будет целесообразно сохранить для части сотрудников возможность работать удалённо, конечно, при условии соблюдения технологии производственных процессов. Доля дистанционных рабочих мест среди офисных сотрудников в холдинге может достигнуть 35%.

Интересно, что по результатам опроса, проведённого в конце апреля Mail.Ru Group и ResearchMe, 38% сотрудников считают, что работа дома более эффективна, а 58% придерживаются противоположного мнения.