20 июня 2021 15:36

Документ как инструмент

Как сформулировано, так и будет выполняться

Формула эффективной работы компаний и отраслей давно известна. Нужны три слагаемых: компетентный руководитель, финансовое обеспечение и выверенные решения. Но реализация любого управленческого решения может затормозиться, а то и полностью остановиться, если не будет соблюдено одно дополнительное условие, которое, к сожалению, большинство людей не воспринимают как нечто важное. Речь идёт о делопроизводстве, точнее о качестве издаваемых документов и деловой переписки.
Алексей Ивашкин, начальник департамента управления делами ОАО «РЖД»
– Алексей Георгиевич, как бы вы могли охарактеризовать идеальный документ?
– Он всесторонне продуман и глубоко проработан, логически правильно выстроен, грамотен, надлежащим образом оформлен. Ещё он соответствует специальным требованиям в той области, которую затрагивает, законодательству и внутренним документам компании, раскрывает в лаконичной и доходчивой форме содержание вопроса, о котором идёт речь. Такой документ, по сути, является тем незаменимым инструментом, без которого просто невозможно реализовать управленческие решения, и он, безусловно, способствует эффективной работе компании. Ведь качественно подготовленный проект документа намного быстрее проходит процедуру согласования. А это значительно сокращает срок от принятия управленческого решения до начала его реализации. Как написан документ, так его и будут понимать и исполнять.
Если документ изложен чётко, ясно, то он не потребует дополнительных разъяснений или изменений, его понимание будет однозначным, на практике его станут применять сразу и везде одинаково, обеспечивая результативность решения. Добавьте сюда, что такой документ вносит стабильность в работу компании, поскольку обычно действует, сохраняя актуальность длительное время, его хорошо знают и успешно используют все причастные работники. Вот вам опять же и влияние на эффективность работы. Кроме того, как показывает практика, количество трудовых и прочих затрат на подготовку таких документов в целом намного меньше, чем на многочисленные доработки и переработки проектов некачественных документов.

– А чем вообще отличаются некачественные документы?
– У них нет увязки с другими действующими в данной области документами, не продуманы все возможные варианты решения и их последствия, содержание изложено неграмотно, безадресно, путано, нечётко, допуская различное толкование. Такие документы несут много рисков – технических, технологических, финансовых, юридических. Но ещё они чреваты имиджевыми потерями, затрудняют коммуникацию и, вместо того чтобы мобилизовать подразделения и работников, действуют на них расхолаживающе. Часто, например, просьбы, изложенные в письме, не удовлетворяются не потому, что адресат вас игнорирует. Возможно, он и рад бы сотрудничать. Да только из письма непонятно, что вообще там хотят, нет конкретики, сроков. А если текст документа вызывает различное толкование, то это может привести как к сложностям в его применении, так и к более серьёзным негативным последствиям. Иногда даже опытный работник не сразу разберёт, о чём говорится в документе. Но куда хуже, если менее опытный специалист будет пытаться применять подобный документ на практике. И наделает массу ошибок. Хорошо ещё, если речь в нём будет идти не о безопасности движения и жизни и здоровье людей.

– И как поступит сотрудник, которому «посчастливится» работать с понимаемым неоднозначно документом?
– Скорее всего, начнёт звонить исполнителям этого документа, расспрашивать, что они хотели сказать. Удивится, конечно. Ведь он и подумать не мог, о чём, оказывается, там хотели вести речь. И почему же так об этом и не написать? А затем в документ будут вноситься изменения, уточнения, хотя на нём, как говорится, ещё и чернила-то высохнуть не успели. Он даже может быть в результате заменён новым, полностью отменяющим предыдущий. К сожалению, в последнее время такие случаи не редки. Поэтому всем работникам, имеющим отношение к подготовке документов, стоит задуматься, сколько времени и сил будет потрачено впустую, сколько работников отвлекутся от решения важных вопросов, если будет подготовлен некачественный документ.
Количество издаваемых в компании документов измеряется тысячами. Может показаться, что это говорит об эффективности работы. Но, к сожалению, куда больше всё-таки это похоже на испытанный бюрократический способ создания её видимости. Ведь в немалом числе этих документов нет никакой необходимости. Так что совершенно не случайно в июне 2013 года в приказе ОАО «РЖД» «О совершенствовании делопроизводства и документирования управленческой деятельности в ОАО «РЖД» признано недопустимым подменять повседневную конструктивную работу по вопросам деятельности компании и её подразделений изданием организационно-распорядительных документов, зачастую не нужных для дела. Для стабильного управления, которое присуще нашей компании, лишних документов не требуется.

– Существует мнение, что трудности подготовки ясного и чёткого документа связаны с железнодорожной проблематикой, которая сама по себе весьма сложна.
– Знаете, я часто вспоминаю об одном руководителе аппарата союзного правительства, известном опытном чиновнике. Когда исполнитель приносил ему проект документа, он говорил: «Отдайте его сначала прочитать сотруднику, который занимается другой отраслью, не железнодорожной. Если он поймёт, что вы написали, считайте, всё сделали правильно». А у нас зачастую сочинённое не понимают даже сами железнодорожники.
Да, подготовить хороший и нужный документ – не простая задача. Однако любое управленческое решение, в том числе и железнодорожное, можно донести правильно, умно, красиво, по-деловому. Поэтому если даёшь ответ на чьё-то обращение, то надо это сделать так, чтобы у людей не возникло вопросов, им не нужно было бы вновь обращаться по тому же поводу. Можно ведь не допустить грамматических ошибок, но исказить суть и тем самым нанести вред мероприятиям, о которых идёт речь. На тех же совещаниях, проводимых для поиска и выработки решений по сложным проблемам, что-то могут недоговорить или неточно сказать. Но, несмотря на это, принятое там решение должно быть в документе сформулировано правильно, а для этого прежде всего самому специалисту нужно досконально понимать суть вопроса.

– Какие ошибки в документах допускаются чаще всего?
– К сожалению, правильнее сказать, что мы имеем весь их набор. Но самая серьёзная – искажение сути принятого решения или изложение его так, что понять эту суть невозможно. Неправильно пишут названия нормативных и иных документов, организаций, должностей. Большая проблема, когда иностранные слова употребляют не к месту, часто даже не зная их значения, просто потому, что слова модные. Например, «срок выполнения задания может быть пролонгирован». А почему не продлён? «Этот вопрос необходимо обсудить с топ-менеджментом компании». А почему не с руководством? Допускается много грамматических и стилистических ошибок. Вот вполне типичный пассаж: «С работниками были осуществлены согласующие действия по ознакомлению с приказами, что подтверждается их личной подписью». Зачем столь усложнённая конструкция предложения, так много лишних слов? Всего-то и требовалось написать:
«С приказом ознакомлены».
Хочу отметить, что все документы, которые подписывает президент компании, соответствуют требованиям подготовки и оформления. Происходит это благодаря отделу методологии делопроизводства и редактирования нашего департамента. Кстати, в этом году исполняется 10 лет со дня его образования. В нём работают настоящие профессионалы, опытные методисты и редакторы. Именно эти люди дорабатывают огромное количество некачественно подготовленных проектов документов. Нашим специалистам по нескольку раз приходится редактировать и возвращать такие проекты. Но куда чаще они сами доводят их до ума, так как исполнители не могут сделать это самостоятельно. Между тем времени и сил работников отдела и исполнителей на эту работу уходит очень много.

– Как исполнители документов обычно реагируют на замечания?
– По-разному. Есть те, кто хочет научиться правильно подготавливать документы, прислушивается к замечаниям, рекомендациям. С такими людьми приятно работать, радостно видеть, как они прогрессируют. Но чаще работники относятся к замечаниям равнодушно либо отрицательно. Вместо того чтобы разобраться, где ошибся, над чем надо поработать, начинаются самооправдания: дескать, мы всегда так писали, вы придираетесь. Есть случаи, когда исполнители пытаются, минуя нас, дать на подпись некачественно подготовленный проект документа, чем, по существу, подводят руководителей. На мой взгляд, необходимо, чтобы с такими работниками плотно поработало их начальство, прежде всего в части изменения отношения к работе.

– Очевидно, что документы готовят в основном специалисты, у которых нет знания вопросов делопроизводства. А где им этому учиться?
– В ОАО «РЖД» вопросам делопроизводства уделяется очень много внимания. Департамент управления делами осуществляет активное методическое руководство этой работой, издаёт инструктивные письма, даёт разъяснения, ежедневно с исполнителями документов работают специалисты отдела методологии делопроизводства и редактирования. В ходе реформирования компании издаются основополагающие документы в области делопроизводства. Замечу, такие документы были и в МПС. Но тогда они распространялись только на центральный аппарат. А действующая сейчас Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» – и на аппарат управления ОАО «РЖД», и на его филиалы, и на структурные подразделения. Таким образом, мы идём в ногу с преобразованиями в компании. Эта инструкция, написанная простым и понятным языком, на наш взгляд, как раз и является тем незаменимым эффективным инструментом, о котором мы с вами говорили в начале разговора. Кроме того, в дополнение к ней отделом методологии делопроизводства и редактирования разработаны Методические указания по составлению и оформлению основных организационно-распорядительных документов ОАО «РЖД». Там не только содержатся указания о том, что и как делать, но и даны примеры подготовки основных видов документов, с которыми работают в ОАО «РЖД». Это и приказ, и распоряжение, и протокол, и письмо. Всё «разжёвано» вплоть до того, как правильно формулировать тот или иной вопрос. Исполнителю достаточно хорошо изучить эти основополагающие документы и добросовестно выполнить то, что в них предусмотрено. И тогда со своей работой он сможет справиться оперативно и качественно.
А грамотность написания, названия различных органов и организаций можно и нужно проверять в словарях и Интернете. Но беда в том, что и это часто не делается.

– Как же тогда решать эту проблему?
– Возможно, при приёме на работу, связанную с подготовкой документов, надо тестировать будущего сотрудника на грамотность, способность к правильному изложению. Грамотный человек и собственные, и чужие мысли хорошо излагает. На мой взгляд, следует также более широко использовать опытных специалистов как наставников молодых работников. Очень многое зависит от позиции руководителей. Например, вице-президент, начальник Дирекции тяги Алексей Валерьевич Воротилкин уделяет этому вопросу большое внимание. Он дал указание подготовить для возглавляемой им дирекции и всех её подразделений методические указания по работе с документами на основе инструкции ОАО «РЖД» по делопроизводству. Это правильно ещё и потому, что в методичке можно более детально раскрыть вопросы делопроизводства, учитывающие специфику деятельности данной дирекции. Работники службы делопроизводства Дирекции тяги проехали по всем локомотивным депо, чтобы понять, на что надо обратить внимание в своём документе.
Но такие случаи пока единичны. К сожалению, большинство руководителей подразделений не обращают внимания на то, как написан документ, и не требуют его доработки. Конечно, они очень заняты, им суток не хватает, но если руководители сами будут проявлять грамотность и требовательность, то и остальные подтянутся. Личный пример – один из самых эффективных способов достижения желаемого результата. Необходимо, чтобы все, кто связан с делопроизводством, понимали, что издаваемыми документами руководствуются в своей деятельности тысячи работников и от их качества зависит эффективность их работы. Эти документы читают и в сторонних организациях. По ним часто судят о самой компании. Уже поэтому они могут влиять на её имидж, вопросы сотрудничества. По содержанию и оформлению документа судят и о компетентности автора, и если текст изобилует логическими, грамматическими, стилистическими ошибками, то подготовивший его работник вряд ли может считаться высококлассным специалистом.
По существу, документ – это лицо, визитная карточка и его исполнителя, и компании в целом. Не случайно вопросу качества подготовки документов президент компании Владимир Иванович Якунин уделяет постоянное внимание и лично вносит предложения по совершенствованию корпоративного стиля делопроизводства и документирования управленческой деятельности.
Конечно, не все могут, как Чехов, писать глубоко, кратко, ясно, но научиться писать понятно и грамотно можно и нужно. Мы работаем в крупнейшей транспортной компании, имеющей заслуженно высокий авторитет во всём мире, и поэтому необходимо работать над собой, постоянно учиться и повышать свой профессиональный уровень, грамотность, чтобы соответствовать её стандартам. Инвестиции в развитие этого качества окупятся многократно.

Беседовала Наталья Кузина


Между тем
С потерей смысла в документах журналисты «Гудка» тоже сталкивались не раз. Один из последних примеров... На вопрос о рамках рабочего времени локомотивной бригады редакция получила такой вот ответ: «Продолжительность непрерывной работы локомотивных бригад устанавливается в соответствии с графиком движения поездов и вариантными графиками движения поездов, разрабатываемыми в связи с предоставлением «окон» в движении поездов в границах участка обслуживания во всех видах движения поездов с учётом затрат рабочего времени, которая утверждается работодателем (начальником дороги) с учётом мнения выборного органа соответствующей первичной организации, но в любом случае не более 12 часов».
Зачем надо было городить тяжеленные словесные конструкции? Ведь смысл ответа всего в нескольких коротких словах – «не более 12 часов».
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30