Инфраструктура / 06.04.21 07:09

Бумага уходит в прошлое

Электронный документооборот избавил от лишней работы

Электронный документооборот избавил от лишней работы
 | Инфраструктура
фото:Архив / ИД «Гудок»

Формирование электронного документооборота – важная составляющая процесса цифровой трансформации крупной компании, один из показателей её цифровой зрелости. ОАО «РЖД» добилось значительных успехов в этом направлении, наладив безбумажный обмен документами с государственными органами и организациями.



Виктор Еремин, руководитель Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД»

– Виктор Сергеевич, в этом году ОАО «РЖД» стало участником межведомственного электронного документооборота (МЭДО), обеспечивающего обмен документацией с Администрацией президента РФ, аппаратом Правительства РФ, органами исполнительной власти, другими госорганами и организациями. Что это даёт?

– МЭДО позволяет осуществлять переписку с участниками межведомственного взаимодействия в электронной форме без дублирования на бумажном носителе. Учитывая, что к МЭДО подключено более 200 организаций, повышается прозрачность и эффективность процесса обмена документами за счёт скорости доставки, минимизации затрат на обработку и отправку документов, формализации и упрощения работы с документами. Таким образом, выстраивается единое информационное пространство с участниками межведомственного взаимодействия.

– Что сделано для присоединения к МЭДО?

– Для организации единого информационного пространства было необходимо подключение к МЭДО, где обмен документами осуществляется по единым требованиям, утверждённым приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны от 27 мая 2015 года. С марта 2019 года в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 марта 2019 года № 273 функциональными заказчиками – Административно-организационным аппаратом и Департаментом безопасности совместно с Департаментом информатизации и Главным вычислительным центром была организована работа по подключению ОАО «РЖД» к МЭДО. За прошедшее время выполнена большая работа по закупке и монтажу оборудования, созданию узла доступа к системе МЭДО с учётом задания и реализации требований по защите информации, который отвечает за приём и отправку документов по МЭДО, а также выполнены доработки Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) ОАО «РЖД», позволяющие принимать и отправлять документы с узла непосредственно в систему и фиксировать уведомления о доставке и регистрации документов.
В декабре 2020 года наша компания официально включена в контур МЭДО. ФСО России подтверждена готовность РЖД к приёму/передаче документов по МЭДО. Осуществление деловой переписки по электронной почте сохраняется для бизнес-партнёров РЖД, не подключённых к ЕАСД и МЭДО.

– Как выглядел процесс обмена документами с Росжелдором до подключения к МЭДО и как выглядит сейчас?

– В Росжелдор и другие организации документы направлялись в бумажном виде посредством Почты России или курьерской службой. Так, до внедрения МЭДО исполнителю документа приходилось звонить в организацию и уточнять информацию о доставке, затем информацию о регистрации документа и исполнителе. Сейчас процесс полностью автоматизирован. Исполнитель в ЕАСД выбирает из справочника абонентов МЭДО необходимую организацию и отправляет документ. После отправки в регистрационной карточке документа в ЕАСД загорается статус документа с жёлтым, свидетельствующий о том, что документ отправлен в организацию. После того как организация получила документ, в ЕАСД поступает соответствующая квитанция и жёлтый статус документа меняется на зелёный. Кроме того, в ЕАСД автоматически поступает информация о регистрационных данных и исполнителе документа.
Единственным условием отправки документа по МЭДО является наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП) в соответствии с Федеральным законом об электронной подписи 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года руководителя на документе.

– Означает ли это, что все руководители ОАО «РЖД» должны при подписании документов, отправляемых по МЭДО, использовать только ЭП?

– Да, все руководители РЖД для осуществления переписки с организациями, подключёнными к МЭДО, должны использовать только ЭП. Сегодня более 60 организаций направили в РЖД письма о готовности получать документы по МЭДО и с просьбой не направлять им документы иным способом. В частности, такое письмо получено от аппарата Правительства РФ, с которым с 1 февраля 2021 года документооборот осуществляется только по МЭДО.

– Как изменился процесс получения документов от организаций-участников межведомственного взаимодействия?

– Как я уже сказал, до подключения к МЭДО документы поступали в бумажном виде и проходили предварительный учёт и распределение по подразделениям РЖД. Они два раза в день получали документы и осуществляли их регистрацию в ЕАСД. Регистрация представляла собой заполнение атрибутов регистрационной карточки, проставление на бумажном носителе регистрационного номера в ЕАСД и сканирование документа, который мог быть многостраничным. Картинки, фотографии и сброшюрованный материал не загружался в ЕАСД, а передавался исполнителю.
Сейчас документы, отправленные в адрес РЖД по МЭДО, поступают в ЕАСД в раздел «МЭДО». Он содержит набор папок и формируется у подразделений, получивших входящий документ по МЭДО. Открыв документ, регистратор подразделения видит полностью заполненную регистрационную карточку и вложенные файлы, включая картинки, фотографии и многостраничные документы. Регистратору остаётся только присвоить номер документу и направить его на решение руководителю.
После регистрации организация, отправившая документ, автоматически получает информацию о его регистрационных данных. Кроме того, не требуется размещать бумажный вариант документа в архиве, тем самым высвобождаются стеллажи для хранения документов – как входящих, так и исходящих. Все поступившие и отправляемые по МЭДО документы хранятся в электронном архиве ЕАСД.
С января по февраль 2021 года по МЭДО получено и обработано более 800 электронных документов.

– Переход на электронный деловой внутренний документооборот в РЖД был осуществлён в 2007 году, когда была внедрена ЕАСД, функциональным заказчиком и распорядителем которой является Административно-организационный аппарат. Какие результаты дало введение внутреннего ЭДО?

– Внедрение ЕАСД в 2007 году позволило выстроить единое информационное пространство в РЖД, автоматизировать все процессы общего делопроизводства. В 2007 году был сделан большой шаг от систем учёта и контроля документов к электронному документообороту, позволившему в электронной форме осуществлять согласование, подписание и сквозной контроль документов, а также их передачу внутри компании в электронной форме, создан электронный архив документов.
Вместе с тем создано рабочее место руководителя (РМР) для планшетов и работы на стационарном компьютере и ноутбуке. РМР имеет упрощённый и удобный интерфейс, учитывающий специфику мобильных устройств, для того чтобы руководитель, где бы он ни находился, мог без лишних усилий давать поручения и принимать решения по документам.
Совместно с Центральной станцией связи мы выполнили проект по внедрению технологии безбумажной передачи телеграмм и факсов посредством ЕАСД. Сегодня они передаются в электронной форме. ЕАСД – мощный программно-технический комплекс, обеспечивающий эффективный сквозной процесс ЭДО на всех уровнях компании – от руководящего до линейного. Сейчас в системе работает более 120 тыс. активных пользователей. По масштабу внедрения ЕАСД является одной из крупнейших автоматизированных систем РЖД.

– Будет ли модернизироваться ЕАСД?

– В программу цифровизации 2021–2022 годов включена работа по созданию ЕАСД-2 с учётом задания и реализации требований действующего законодательства РФ и нормативных документов в области защиты информации. Функциональные требования на ЕАСД-2 учитывают все современные технологии, применяемые в сфере электронного документооборота, такие как роботизация процессов, применение искусственного интеллекта при регистрации документов, их классификации, маршрутизации и поиске, а встроенные шаблоны позволят автоматически учитывать правила оформления документов, установленные в компании. Также планируется создать робота-помощника, обучающего пользователей работе в ЕАСД-2.
К ЕАСД-2 планируется подключать подразделения РЖД, а также бизнес-партнёров холдинга для обмена документами. Таким образом, документооборот с внешними организациями, включая участников МЭДО, будет в целом электронным.

Беседовал Александр Зубов

Первые лица

В раздел →

Новости

Все новости →

Популярное из регионов

Актуальное